Come creare una buona firma per l'email

Con questo articolo vorrei spiegare il miglior modo per compilare la vostra firma email sopratutto in un ambito professionale. Non prima però di sottolineare che la firma, oltre ad essere un modo efficace per ricordare i nostri dati di contatto ai destinatari delle nostre email, è soprattutto uno spazio dove va ad identificare subito la vostra azienda e avere una firma ordinata ed essenziale è sintomo di professionalità.

Includi nella firma i dati essenziali.

I dati essenziali che non possono assolutamente mancare nella firma delle tue email di lavoro sono:

il tuo nome e cognome;
la tua area aziendale di competenza o titolo professionale (ad es. “Amministrazione”, “Customer Care”, “Sales Manager”, “Responsabile Marketing”);
il nome della tua azienda e l’URL al sito aziendale. Considera l’idea di unirli in un unico dato applicando al nome della tua azienda un collegamento ipertestuale che rimanda al sito aziendale;
le tue informazioni di contatto principali (indirizzo email e numeri di telefono).

Un elemento grafico che può essere incluso nella firma è il logo aziendale, utile per aiutare i destinatari delle tue email a ricordare la tua azienda.

Attenzione però: non fare della tua firma un’unica immagine! Ricorda infatti che (1) le immagini aumentano la dimensione del file della email che mandi, (2) nella maggior parte dei client (Gmail e Yahoo ad esempio) le immagini non vengono scaricate automaticamente e, soprattutto, (3) le informazioni di contatto nell’immagine non possono essere copia/incollate dai destinatari dei tuoi messaggi di posta.

Fa attenzione alla lunghezza della firma.

Generalmente un numero accettabile di righe per una firma professionale va dalle quattro alle sette. Scrivere tutte le informazioni su massimo sette righe però può non essere semplice, per questo ti suggeriamo di usare la barra verticale tra un dato e l’altro.

Ad esempio, se nella firma vuoi includere più contatti della tua azienda (numero di telefono fisso, mobile e fax), riportali nella stessa riga, separati da una barra verticale in questo modo:

Tel. +39 0444267024 | Mob. +39 347123456 | Fax +39 0444269602
T +39 0444267024 | M +39 347123456 | F +39 0444269602

Tieni la tua firma il più possibile professionale.

A questo scopo adotta uno stile semplice, limitando l’uso di caratteri con dimensioni, font e colori diversi. L’unica eccezione può essere fatta per il nome e il cognome che ti consigliamo di riportare in grassetto, anche con un carattere di dimensione può grande.

Un errore comune è quello di includere la propria citazione preferita nell’ultima riga della firma. Se ciò può essere perfettamente accettabile nella firma di un messaggio personale ad amici, dovrebbe invece essere evitato nelle email di lavoro. Dove, tuttavia, può essere riportata la “tag-line” aziendale.

Includi i link ai profili social.

Meritano un capitolo a parte i link ai profili social aziendali. Non si tratta certamente di dati essenziali per la firma di una email professionale come quelli elencati al primo punto, ma noi ti raccomandiamo altamente di inserirli. Ricorda infatti che la firma è uno spazio pubblicitario gratuito, per cui quale miglior metodo per promuovere la pagina aziendale su Facebook, Twitter, Google Plus o LinkedIn sfruttando le proprie email?

Discorso differente va riservato invece ai profili social personali: in questo caso il link nella tua firma professionale è accettabile solo se il tuo profilo è rilevante per il tuo lavoro (può esserlo ad esempio nel caso di LinkedIn). Evita dunque di inserire link che rimandano a pagine social in cui pubblichi abitualmente contenuti di carattere personale (tipicamente Facebook e Twitter).

In ogni caso, che si tratti di link a profili social, a siti web o blog aziendali, anziché riportare l’URL intero (ad esempio, http://netstart.it), ti consigliamo di utilizzare i collegamenti ipertestuali. Ecco un esempio di come possono essere riportati i link a diversi social network nella stessa riga della firma:

Twitter | Google Plus | LinkedIn

5. Crea firme diverse per le tue email.

Crea più versioni della tua firma da utilizzare a seconda del tipo di email che andrai ad inviare. Dovrai disporre quindi di uno strumento che ti permetta di firme multiple per le tue email, tra le quali selezionare quella più opportuna al momento della creazione del messaggio di posta.

Ad esempio, è buona abitudine impostare una firma più corta da utilizzare nel caso delle email inoltrate e in quelle di risposta. In una versione più corta della firma limitati ad inserire il tuo nome e cognome, i tuoi dati di contatto e il link al sito aziendale in non più di 3 righe.

Non dimenticare il tuo smartphone!

Sei abituato a mandare numerose email anche in mobilità dal tuo smartphone o tablet, ricordati di impostare la tua firma anche sul tuo dispositivo mobile. Ovviamente rispettando le regole elencate fino ad ora. Con una sola differenza: su mobile non puoi inserire nella firma i collegamenti ipertestuali, quindi ricordati di riportare l’URL completo (ad esempio http://netstart.it).

Dedicheremo uno dei prossimi How To per spiegarti come impostare una firma alle tue email su iPhone e iPad, dispositivi Android e Windows Phone.

Alcuni esempi da cui prendere spunto per impostare la propria firma.

Non possiamo concludere questo articolo senza darvi qualche esempio di firma per le tue email, nella versione standard, quella più corta per i forward e le risposte e quella mobile da impostare su smartphone e tablet.

Firme standard.

Firma corta.

Mario Rossi
Sales Manager | NetStart
T. +39 0000000000 | M. +39 300000000
mario.rossi@netstart.it

Firma mobile.

Mario Rossi
Sales Manager | NetStart
T. +39 0000000000 | M. +39 300000000
mario.rossi@netstart.it
Sito web: http://netstart.it
Blog: http://netstart.it/blog

Fonte: http://www.rehost.it/